Γραμματειακή Υποστήριξη Οργανισμού

Γραμματειακή Υποστήριξη Οργανισμού

Ώρες: 40- Πλήρης απασχόληση

Μισθός: Αναλόγως προσόντων

Η θέση αναφέρεται: Γενική Διευθύντρια

Σύνοψη Θέσης Εργασίας: Το Διαβάζω για τους Άλλους αναζητά ένα άτομο που θα λειτουργεί ως συνδετικός κρίκος μεταξύ της διοίκησης του Οργανισμού και των υπολοίπων τμημάτων, συνεργατών και εξωτερικών φορέων. Θα παρέχει διοικητική, οργανωτική και επικοινωνιακή υποστήριξη στη Διευθύντρια και στον/στην Πρόεδρο, εξασφαλίζοντας την εύρυθμη διεξαγωγή των καθημερινών λειτουργιών και την αποτελεσματική υλοποίηση των στρατηγικών στόχων του Οργανισμού.
Η θέση είναι κατάλληλη για όποιο άτομο έχει γνώση ή κατανόηση της συνολικής λειτουργίας μιας επιχείρησης συμπεριλαμβανομένων της οικονομικής διαχείρισης αυτής.
Ο κατάλληλος υποψήφιος/α θα πρέπει να είναι άτομο που δίνει έμφαση στη λεπτομέρεια και που απολαμβάνει να είναι μέλος μιας ομάδας η οποία ως σύνολο φέρνει κοινωνική αλλαγή μέσα από το έργο της.

Κύρια καθήκοντα/ Αρμοδιότητες:

1.   Γενικά καθήκοντα Γραμματειακής Υποστήριξης Οργανισμού

–       Αρχειοθέτηση εγγράφων και συντονισμός διοικητικών καθηκόντων (όπως κρατήσεις, αγορές υλικών, υποδοχή επισκεπτών, κ.λπ.)

–       Καταγραφή τηλεφωνικών επικοινωνιών και προώθηση στους αντίστοιχους εργαζόμενους

–       Υποστήριξη στην οργάνωση εκδηλώσεων του Οργανισμού

–       Συγκέντρωση και αρχειοθέτηση δικαιολογητικών για υποβολή προτάσεων

–       Εξωτερικές εργασίες σε τράπεζες, ΕΛΤΑ, ΔΥΠΑ και λοιπούς οργανισμούς, όταν απαιτείται

–       Επικοινωνία με τους εξωτερικούς συνεργάτες του Οργανισμού όταν αυτό απαιτείται

–       Αρχειοθέτηση βιογραφικών και σχετικές επικοινωνίες

–       Αναθεώρηση και καταγραφή διαδικασιών ISO του Οργανισμού

2.   Υποστήριξη Τήρησης Εσόδων – Εξόδων και λοιπόν οικονομικών αρχείων του Οργανισμού

–       Καταγραφή όλων των οικονομικών συναλλαγών (εισπράξεις, πληρωμές, τιμολόγια, παραστατικά)

–       Έκδοση και αρχειοθέτηση τιμολογίων, αποδείξεων, παραστατικών εξόδων και λοιπών εγγράφων

–       Συνεργασία με εξωτερικό λογιστή για την αποστολή στοιχείων (μηνιαίοι απολογισμοί, ΦΠΑ, φορολογικές υποχρεώσεις, μισθοδοτικές καταστάσεις κτλ)

–       Υποστήριξη στη σύνταξη οικονομικών αναφορών και προϋπολογισμών

–       Παρακολούθηση συμβάσεων έργου και πληρωμών προς συνεργάτες, εργαζόμενους και προμηθευτές

3.   Υποστήριξη της Διευθύντριας και του Προέδρου του Οργανισμού

–       Οργάνωση και διαχείριση του ημερήσιου και εβδομαδιαίου προγράμματος της Διευθύντριας (συναντήσεις, ταξίδια, εκδηλώσεις)

–       Προετοιμασία φακέλων για συναντήσεις, συνεδριάσεις και παρουσιάσεις

–       Υποστήριξη στη διοργάνωση συναντήσεων Διοικητικού Συμβουλίου και άλλων επιτροπών

4.   Διαχείριση Πλατφόρμας Metabook και E – shop Οργανισμού

–       Αρχειοθέτηση Βιβλίων στην φυσική βιβλιοθήκη και στο Metabook

–       Διεκπεραίωση παραγγελιών από την Πλατφόρμα του Metabook και E-shop

–       Επικοινωνία και διαχείριση νέων δωρεών βιβλίων

5.   Διαχείριση Εθελοντικής Βάσης του Οργανισμού

–       Καταγραφή εθελοντών στη Βάση Δεδομένων του Οργανισμού

–       Τηλεφωνική και από κοντά Επικοινωνία με τους εθελοντές

Προφίλ υποψηφίου/ας:

·     Ικανότητα οργάνωσης, ακρίβεια και προσοχή στη λεπτομέρεια

·     Οργανωτικές δεξιότητες, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης του χρόνου

·     Ικανότητα συνεργασίας με διαφορετικές ομάδες (διοίκηση, διαχείριση έργων, λογιστήριο)

·     Διάθεση για συνεργασία και υποστήριξη εθελοντών

·     Άριστη χρήση MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Workspace και λοιπών ψηφιακών εργαλείων

·     Καλή γνώση αγγλικής γλώσσας (προφορικά και γραπτά)

·     Δυνατότητα άμεσης έναρξης συνεργασίας

Θα συνεκτιμηθούν:

·     Προηγούμενη εμπειρία σε Μη Κερδοσκοπικούς Οργανισμούς

·     Κατανόηση των διαδικασιών χρηματοδότησης από ευρωπαϊκά προγράμματα ή δημόσιους φορείς

·     Κατανόηση των θεμάτων που διαχειρίζεται ο Οργανισμός (κοινωνική ένταξη, δικαιώματα, ευάλωτες ομάδες)

·     Πτυχίο Οικονομικής Κατεύθυνσης (Λογιστική, Οικονομικά, Διοίκηση Επιχειρήσεων ή συναφές)

·     Εμπειρία και γνώση λογιστικών αρχών και διαδικασιών

Παρέχονται:

·     Πενθήμερη πλήρης απασχόληση

·     Δυνατότητα συμμετοχής σε εκπαιδεύσεις και εκδηλώσεις σχετικές με το αντικείμενο της θέσης

·     Επαφή με μέντορες και δίκτυο συνεργατών στον χώρο των Μη Κερδοσκοπικών Οργανισμών

·     Προοπτικές Εξέλιξης

Υποβολή Αιτήσεων: Για να υποβάλετε αίτηση, παρακαλούμε στείλτε βιογραφικό σημείωμα στα Ελληνικά ή Αγγλικά στο email: [email protected] με τίτλο: Γραμματειακή Υποστήριξη.

Καταληκτική ημερομηνία υποβολής αιτήσεων:  22 Απριλίου 2025*

*Η θέση εργασίας ενδέχεται να καλυφθεί πριν από την καταληκτική ημερομηνία, εφόσον βρεθεί ο κατάλληλος υποψήφιος/α. Συνεπώς, ενθαρρύνουμε όλους τους υποψηφίους/ες να υποβάλουν την αίτησή τους το αμεσότερο δυνατόν.

Στην τελική φάση της αξιολόγησής θα ζητηθούν από τους/τις υποψήφιους/ες αντίγραφα τίτλων σπουδών και προϋπηρεσίας.

Θα πραγματοποιηθεί επικοινωνία μόνο με τους/τις υποψήφιους/ες που θα επιλέγουν για συνέντευξη.

Σχετικά με τον Μη Κερδοσκοπικό Οργανισμό:

Το Διαβάζω για τους Άλλους είναι μια Μη Κερδοσκοπική Οργάνωση η οποία απευθύνεται σε άτομα που δεν έχουν τη δυνατότητα να διαβάσουν λόγω ασθένειας ή αναπηρίας.

Υποστηρίζουμε την ισότιμη πρόσβαση των ευπαθών ομάδων –τυφλών, ηλικιωμένων και ασθενών– στη γνώση και στη μάθηση, δημιουργώντας ακουστικά βιβλία και διαβάζοντας για όσους δεν μπορούν να το κάνουν μόνοι τους.

Ταυτόχρονα, ευαισθητοποιούμε για την ισότιμη πρόσβαση των ανθρώπων αυτών στο βιβλίο, για μια κοινωνία συμπεριληπτική, στην οποία όλοι απολαμβάνουμε το δικαίωμα στη μόρφωση.

Υποστηρίζουμε τυφλά άτομα, ανθρώπους με μειωμένη όραση, ηλικιωμένους και άτομα με δυσλεξία, που δεν μπορούν να διαβάσουν ή δεν μπορούν να κρατήσουν στα χέρια τους ένα βιβλίο λόγω σωματικής αναπηρίας ή ασθένειας.

Όραμά μας:  μια κοινωνία όπου όλοι οι άνθρωποι έχουν ισότιμη πρόσβαση στη γνώση και στη μάθηση.

Αποστολή μας:  να διασφαλίσουμε ισότιμες ευκαιρίες μόρφωσης μέσω της πρόσβασης στα βιβλία στους ανθρώπους που στερούνται πρόσβαση σε αυτά.